疫情期间网上办公，看看这些好用的远程工具和办公平台

新型肺炎疫情期间，国务院办公厅发文：适当延长春节放假时间，提倡在家上班网上办公，减少人群聚集，杜绝病毒感染。下面介绍一下能提高在家办公效率的一些远程工具和远程办公平台，供大家参考选用。注：有部分比较好用的国外工具，因为监管原因，在国内不能使用，这里就不再赘述了。远程办公本来是基于网络和工具的不断进化，带来的一种更先进的团队协作模式，这种模式可以突破地域限制，帮助组织面向全球招揽合适的人才，同时也有助于降低办公成本。万万没想到在今天这个特殊时期被大家反复提起，在目前的情况下，启动远程办公，减少聚集接触，确实有助于疾病传播的控制。但远程办公并不是适合所有人，工具选择也各有偏重，我们基于过往的经验，盘点一些协作工具的相关内容，希望能给大家一些指引和帮助。

企业高管对远程工作最担心的两个问题：
　　1、员工在家工作效率低，或者不努力工作偷懒怎么办？
　　2、很多工作需要同事之间协同完成，沟通、协同、会议如何进行？
　　现在来说说第一个问题，如果让员工在家上班，那肯定要对员工进行远程管理，靠员工自觉那是不靠谱的，不可能所有员工都那么自觉的。小蜜蜂远程办公平台很好的解决老板们最担心的问题。

小蜜蜂办公软件具有以下功能：
　　1.快速查看员工迟到、在线、早退、离线情况
　　2.快速掌握员工应用占比
　　3.了解员工工作时间统计
　　4.员工异常状态
　　直播回放
　　1.通过直播，员工与企业实时共享工作信息，发现问 题立即反馈、立即调整。
　　2.支持多种直播布局组合，提升协同效率
　　3.通过回放查看工作记录，为以后工作提供参考

小蜜蜂在效率管理方面也做得很细致：
　　1.个人效率，通过个人效率了解个人工作时长，查看应用占比，了解时间分布情况
　　2.团队效率，快速了解团队每一位员工的活动时间、静止时间，生成工作时间报表
　　3.应用分析，查看员工所使用软件的应用占比，了解使用的进程时间
　　4.时间分析，可以在时间管理内查看某个时间段内的活动时间，静止时间；可以快速了解在某个应用上所花费的时间；还可以看到应用top排行数据以及应用时间分布
现在来说第二个问题，同事之间如何沟通协作？这就必须要选用好得协同工具了。为了方便大家快速定位，我们将远程工作中的几个关键需求分拆为即时沟通、文档协作、任务看板、文件传输、会议讨论五个部分。
　　

即时沟通
　　即时沟通主要是 IM 文字类的通讯工具，用于必要的线上沟通。当然，最简单直接的就是微信拉群，但因为微信会与私人信息混淆，且文件容易失效，所以只适合临时应急，不推荐团队长期使用。
Slack
　　放眼全球，目前最优秀的团队即时沟通工具依然当属 Salck， Salck和小蜜蜂远程办公也都是目前增长最快的 SaaS 创业公司。它的特点是优秀的分组（频道）管理功能，就好像把线上沟通分成了不同的小会议室，可以选择开放或私密，灵活管理。在聊天功能和界面上也有大量的创新，表情回复可以避免无效刷屏，嵌套回复也是将信息归类，可以让其他人更完整地看到某一个话题的讨论。Slack 最强大的还是开放的机器人系统，可以通过其他工具的开放接口，自己定制不同的 bot，自动在对话框里推送任务、数据等通知，配合自定义的消息推送机制，实现高效的团队沟通。很多公司选择付费使用 Slack ，因为 Slack功能体验是非常优秀的。问题主要在于中文化和网络互通稳定性不够好，如果团队没有这方面的障碍，可以好好研究利用。

QQ / TIM
　　为啥推荐 QQ 呢？作为最早从 PC 客户端演进过来的通讯工具，QQ 保留了大量适合协作的功能，比如大文件传输、稳定的多人通话、屏幕共享演示、聊天记录漫游等，这些都是团队沟通中常用的功能，QQ 不仅在功能上比微信全面、完善，每个功能点的完成度也很高。可能有不少人都已经放弃 QQ，但其实它的功能一直在优化，对于以沟通需求为主的团队来说，可以重新去下载试试。当然，基于 QQ 为企业打造的 TIM 也是不错选择，有在线文档、日程管理的支持，但不知道维护情况怎样，毕竟算是比较边缘的项目，投入资源应该相对有限。

　文档协作
　　文档协作主要是针对规划解析、会议纪要、合同条款等内容的在线预览和讨论需求，由于内容量比较大，不适合在即时聊天工具里面沟通，需要单独的协作工具来解决。传统模式就是 Word 里面的批注功能，需要保存不同版本的文件，传来传去。
Notion
　　近两年异军突起的文档协作工具，Notion 跟 Slack 有些类似，都是以某一个功能为中心，进行其他功能的聚合。除了基本的文档笔记功能，官方提供的使用模板就更多了：团队 Wiki、待办事项、笔记和草稿、设计规范、阅读清单、每周议程、团队日历……甚至是路线图，你都可以在 Notion 里完成。正如官方给它的定义：一款「将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台」。正是因为 Notion 模版的开放性，以至于我派的开发团队，完全使用它进行产品开发的项目管理了。当然，作为功能丰富的海外工具，Notion 的使用门槛也偏高，除了中文本地化，也需要对 Wiki 知识库、任务管理等工具有一定的了解，才能更好的驾驭它。
石墨文档
石墨作为老牌的在线文档工具，也是我派一直在用的产品，主要是设计比较简洁，功能又基本够用。除了编辑器的稳定性，石墨文档主要是权限设置功能比较丰富，可以向陌生人分享阅读和编辑权限，也可以设置密码访问，适合不同的需求和场景。同时支持 Word、PDF 格式的导出，可以在在聊天和邮件中便捷发送。文档工具其实并不好做，光多人同时编辑的稳定性就非常考验技术支持能力，而一旦出现 Bug，数据丢失，后果也非常严重。石墨在各个浏览器打开，协作编辑能力都比较稳定，值得信赖。

WPS Office
WPS 目前应该是国内兼容微软 Office 做得最好的产品，近两年界面设计也更加简洁，还推出了团队协作功能。云文档默认为每位用户提供了免费的 1GB 云存储空间，不仅支持实时同步、查看编辑记录，还支持全文检索、历史版本等功能，可以在所有支持标准 HTML5 浏览器上登录 WPS 账号后，在任何场景下实现全平台创作。对于标准文档比较多的团队，比如合同、表格等文件，可以尝试用 WPS 来协作试试，相对 Office 协作来说，免费使用门槛比较低。
iWork 套件
如果团队成员都是 Mac 电脑，其实 iWork 套件也提供了不错的在线协作功能。而 iWork 其实是首要保证文档的一致性，在不同的设备上都能保持一致，而且不需要使用者自己去调整，所以限制了一部分编辑功能（例如自动生成目录），也放弃了离线功能。再辅以之前提到的在「批准与修改」中的「接受或拒绝」修改的功能，尽可能避免了文档冲突这种烦心的情况出现。

任务看板
看板是团队协作中，对个人任务的另一种呈现形式，可以按照不同的项目或者流程来定制看板，查看进度，是在即时沟通和文档协作之后的进阶能力。
Trello
应该算是看板工具的鼻祖，以看板为主的项目和任务管理工具，同样简洁易用，且大部分功能是免费的，我派也在很早就启用 Trello 进行选题管理和稿件排期。它的特点是可以根据行业的需求进行工作流的灵活定制，包括市场营销人员、项目规划师、软件开发者、高校老师、人力资源经理、婚礼策划师、全职父母，还有旅游规划师等等，都在根据自身需求来个性化地使用 Trello 这一可视化工具。
Teambition
Teambition 是本土工具中，接近 Trello 功能又比较多的工具产品，发展了很多年之后，已经被阿里收购。本土工具的优点就是中文化和响应速度都很好，我派主要用来做目标管理和商务流程管理。它的特点是创建项目时提供了 40 多种模板，涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面，每个模板都有已经划分好的任务流程，只要找到合适的项目就能快速创建项目并设置好任务列表。

文件传输
主要针对视频、批量图片、程序等大体积文件的存储和传输，也是团队协作常见的需求。
坚果云
坚果云是国内较早的文件同步服务，定位更偏向于办公和团队协作。这意味着它需要在连接的速度、稳定性，以及整个系统的设计上做出足够的努力。
坚果云的核心优势在于同步盘功能和文件共享，无论将其用于重要文件夹的存档和云同步，还是和同事们之间分享大文件，坚果云的表现都很亮眼。
奶牛快传
奶牛快传 是近两年起步的网盘工具，非常适合进行大文件线上分享。它不需注册就能直接上传和下载文件，最关键的是，上传下载速度都非常快，完全不限速，也不限制文件体积大小。它的移动网页版和 iOS 客户端还支持直接预览多媒体文件，免除反复下载的痛苦。如果你经常需要和他人快速共享文件，特别是大文件，奶牛快传一定可以满足你的需求。

会议讨论
团队协作中，总有一些需要讨论的问题，比如关于目标规划的确认，关于项目执行的细节，服务于会议的工具就应运而生了。会议的通话部分大家可以选择小蜜蜂视频会议系统、 QQ、Skype 、ZOOM、小鱼视频 等专业产品进行解决，小蜜蜂也是国内较早提供音视频会议功能的企业服务，对于普通网络的多人视频会议有更好的优化支持。我们这里主要介绍一些会议过程中的相关工具。
Explain Everything
远程白板工具，我们可以将会议转化成一块共享的白板。然后再将这块白板分享给参与者，他们在 App 内输入分享代码，就可以加入参与编辑。

会议桌
一个专门根据会议需求定制的本土协作产品，特点是运用 WebRTC 的最新技术，无需下载安装任何插件，在网页中即可享受便捷的语音、视频服务。同时提供共享白板，共享文档展示的功能。
综合团队协作工具
前面盘点了一些独立工具，接下来把几个大综合团队协作工具解析一下。综合协作工具，就是集成了多个功能，并且将功能打通，形成完整工作流的工具。这类产品的开发和维护要求较高，基本只有头部互联网公司才能持续投入，目前比较成型的也就腾讯、阿里、字节跳动三家。

企业微信
企业微信是基于微信的通信能力，整合了企业内部通讯录和工作台，工作台当中包含日历、会议、文档、微盘等基本功能，在第三方应用平台，还可以找到考勤、财务、CRM、云 OA 等大量应用，还有腾讯自己开发的 TAPD 看板应用。
企业微信整体来说，更像一个中间平台，没有针对核心功能做深度的调整，比如即时聊天部分，只比微信增加了已读状态，日程和文档也相对独立，没有进行深度的打通。因此企业微信比较适合对工具依赖不强的企业，可以接入自己的 OA 系统到企业微信工作台，主要用它的聊天和通知功能。目前企业微信开启了微信用户的互通能力，就是企业微信成员，可以跟微信用户拉群沟通，比较适合大量外联沟通需求或需要社群管理的组织来使用。
钉钉
钉钉是阿里投入巨大的企业服务产品，据说是源于当年【来往】产品的失败，原班人马针对中小企业需求打造了钉钉。钉钉的定位则更偏向于管理，围绕即时聊天，把日程和任务放在首位，要求员工做好自己的工作安排。比较适合传统的管理中心制企业。
应用中心也提供了基本的网盘、邮件功能，网盘中的文档能力由 WPS 提供支持，视频和电话会议功能比较完善，也是传统企业的常用需求。在应用商店里，提供更多来自第三方的行业解决方案，比如门店账务、企业采购、固定资产、报销管理等等，比企业微信更细分，也比较符合阿里服务的企业对象。如果是工作流程比较完善和固定，注重管理和审批的企业，更适合选择钉钉。

飞书
飞书是源于字节跳动内部使用的协作工具，因此产品本身带有字节的文化属性，强调个体创造能力，尽量减少管理层级。飞书的在即时聊天、日常管理的基础上，把协作文档提到了更高的等级，统一称为云空间。在聊天模块更接近 Slack 的体验，更强调讨论。日历模块也做了较大修改，可以关联成员、文档、地点等更多信息。工作台也已经有不少独立的第三方应用，包括日常审批、工资单等，同时也可以利用 API 自己开发相关的机器人，比如我派就开发了少数派网站库存机器人和客服机器人的对接，会自动向指定群组发送通知。飞书相对于前两者，更适合互联网、文创类公司，也是我派目前的主要的团队协作工具。目前正提供限时免费到 5 月。

最后强调两句
远程工作需要好工具，但核心不是工具，还要看行业属性、公司结构、个体能力等等。我派属于互联网领域的文创类组织，团队不大，管理扁平，本身比较适合远程模式，但也不算是做得特别好，还在不断学习和完善当中。但非常时期，以上工具依然可以作为应急的工作解决方案，最后，团队能不能形成远程协作的模式，还要具体分析，切勿盲目推崇，折腾团队。
同时，少数派这里能够推荐的工作类型始终有限，在同领域或其他领域中如果你有好的工具推荐，也欢迎在本文评论区或 Matrix 社区进行分享。